Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 77 z dnia 16.06.2025 r.
Regulamin nagrywania rozmów telefonicznych w ramach Nocnej
i Świątecznej Opieki Zdrowotnej udzielanej w warunkach ambulatoryjnych oraz Szpitalnego Oddziału
Ratunkowego w Szpitalu Specjalistycznym im. Jędrzeja Śniadeckiego w Nowym Sączu
REGULAMIN NAGRYWANIA ROZMÓW TELEFONICZNYCH W RAMACH NOCNEJ
I ŚWIĄTECZNEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ UDZIELANEJ W WARUNKACH
AMBULATORYJNYCH oraz SZPITALNEGO ODDZIAŁU RATUNKOWEGO
w SZPITALU SPECJALISTYCZNYM
im. JĘDRZEJA ŚNIADECKIEGO W NOWYM SĄCZU
1. Regulamin nagrywania rozmów telefonicznych (dalej: Regulamin), w ramach Nocnej i Świątecznej Opieki Zdrowotnej udzielanej w warunkach ambulatoryjnych (dalej: NiŚOZ) oraz Szpitalnego Oddziału Ratunkowego (dalej: SOR), w Szpitalu Specjalistycznym im. Jędrzeja Śniadeckiego w Nowym Sączu określa zasady rejestracji treści rozmów oraz sposób ich zabezpieczenia i udostępniania.
2. Nagrywanie rozmów telefonicznych w ramach NiŚOZ uzasadnione jest:
- realizacją obowiązku prawnego dotyczącego rejestrowania rozmów telefonicznych, w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych w ramach NiŚOZ,
- zapewnieniem najwyższych standardów obsługi telefonicznej z Pacjentami,
- weryfikacją/ oceną rozmów w zakresie ich przebiegu na wypadek wystąpienia sytuacji spornych między pacjentem a Szpitalem w ramach udzielania świadczeń w NiŚOZ.
3. Nagrywanie rozmów telefonicznych w ramach SOR, odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Szpitala- w celu weryfikacji/ oceny rozmów w zakresie ich przebiegu na wypadek wystąpienia sytuacji spornych między pacjentem a Szpitalem w ramach udzielania świadczeń w SOR.
§ 1
Definicje i odpowiedzialność
1. Nagrywanie rozmowy
– proces zapisywania treści rozmowy telefonicznej z personelem Szpitala.
2. Osoby upoważnione do dostępu do rejestratora rozmów telefonicznych
- informatycy, upoważnieni przez Dyrektora do dostępu do rejestratorów z nagrań rozmów telefonicznych (do odsłuchania i przegrywania nagrań z rejestratora na nośnik zewnętrzny oraz jego udostępnienie).
3. Inspektor Ochrony Danych (IOD)
- przegląd i aktualizacja Regulaminu- min. 1 x w roku oraz w przypadku istotnych zmian w przepisach prawnych.
§ 2
Postanowienia ogólne
1. Rejestracją rozmów telefonicznych objęte są połączenia przychodzące i wychodzące do/z gabinetu lekarskiego i rejestracji NiŚOZ; na/z numerów telefonów: (18) 44 25 605, (18) 44 25 606.
2. Rejestracją rozmów telefonicznych w SOR objęte są połączenia przychodzące na numery telefonów: (18) 44 25 767, (18) 44 25 804, (18) 44 25 958, (18) 44 25 984, (18) 44 25 647, (18) 44 25 534.
3. Nagrywanie rozmów obywa się automatycznie, poprzez system telekomunikacyjny.
4. Nagrywanie rozmów odbywa się w godzinach pracy NiŚOZ, a w SOR całodobowo.
5. Przed rozpoczęciem rejestrowania rozmowy telefonicznej rozmówca jest informowany o nagrywaniu rozmowy oraz jest zapoznawany ze skróconą klauzulą informacyjną. Treść informacji przekazywanej rozmówcy telefonicznie stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
6. Regulamin oraz klauzula informacyjna dotycząca nagrywania rozmów telefonicznych jest zamieszczona na stronie internetowej Szpitala. Treść pełnej klauzuli informacyjnej stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
7. Rejestrowane są wszystkie dane przekazywane przez rozmówcę (w tym dane osobowe i dane wrażliwe dotyczące zdrowia).
8. W oparciu o otrzymane dane osobowe, nie są podejmowane zautomatyzowane decyzje względem rozmówców ani rozmówca nie jest profilowany.
9. Czas przechowywania nagrań z rozmów telefonicznych w ramach NIŚOZ i SOR wynosi maksymalnie 12 miesięcy. Po w/w okresie nagrania są usuwane (nadpisywane).
10. W przypadku, w którym nagrania rozmowy telefonicznej stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Szpital powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. W takim przypadku zarejestrowana rozmowa będzie przechowywana poza rejestratorem rozmów. Nagrana kopia jest odpowiednio zabezpieczona i przechowywana przez osoby upoważnione.
11. Nagrania rozmów telefonicznych mogą być udostępniane uprawnionym osobom i instytucjom (np. Policja, Prokuratura, Sądy), jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa lub za zgodą Dyrektora.
12. Osoba, której rozmowa została nagrana, może zwrócić się pisemnie do Dyrektora, o udostępnienie zapisu nagrania rozmowy telefonicznej, wskazując: datę i przybliżoną godzinę rozmowy oraz numer telefonu, z którego nastąpiło połączenie oraz uzasadnienie potrzeby jej uzyskania; w przypadku podmiotów wskazanie z imienia i nazwiska rozmówcy, którego nagranie dotyczy; podstawę prawną upoważniającą do pozyskania danych osobowych, wskazanie ich przeznaczenia oraz inne informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych.
13. Osoba, której zostaje udostępnione nagranie rozmowy telefonicznej, przyjmuje pełną odpowiedzialność za nagrany materiał/nośnik z nagraniem, w tym za ochronę danych osobowych.
14. Odsłuchanie rozmów telefonicznych odbywa się na polecenie Dyrektora.
15. Informatyk w związku z udostępnianiem nagrań rozmów telefonicznych:
- wykonuje czynności na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych,
- przestrzega zasad ograniczenia dostępu do rejestratora nagrań telefonicznych (hasła dostępowe) i przyjmuje odpowiedzialność za informacje pozyskane w zakresie wykonywanych czynności, w tym za ochronę danych osobowych,
- określa sposób zabezpieczenia danych na nośniku,
- ewidencjonuje wydane nośniki z nagraniami rozmów telefonicznych, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Regulaminu.
§ 3
Postanowienia końcowe
1. Decyzje w sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem podejmuje Dyrektor Szpitala.
plik do pobrania --> Regulamin_nagrywania_NS.pdf